Wenn KI nicht hilft: Sechs Wege aus dem Arbeitschaos

Berlin – Es gehört zu den derzeit populären Prahlereien, dass man dank KI nun auch persönlich „viel effektiver“ geworden sei, gern mit einer Zahl versehen: „Ich schaffe jetzt 400 Prozent mehr!“ Wer im Berufsleben unterwegs ist, hat jedoch einen anderen Eindruck: Chaotisches Arbeiten ist viel häufiger geworden, u. a. durch Stellenabbau und weitere Sparmaßnahmen, ohne dass KI bisher viel zu einer Entlastung beigetragen hätte. Überforderung zeigt sich dabei auf typische Weise: Termine werden regelmäßig nur noch knapp erreicht oder ganz verpasst, Zusagen vergessen, E-Mails falsch verstanden oder gar nicht beantwortet, Beiträge hektisch und fehlerhaft produziert, Auftreten und Tonfall sind hektisch oder sogar erratisch.

Solch ein chaotischer Arbeitsstil – ungeordnet, planlos und verworren – belastet zuerst einen selbst, vermindert die Qualität der Arbeit und generell des eigenen Lebens. Man ist ständig gehetzt und überzeugt, dass es wohl niemals genug ist und man nie alles schaffen wird. Er belastet aber auch alle anderen, die die Folgen auffangen müssen. Chaotisches Arbeiten kann mittelfristig ganze Teams zerstören, wenn die Mehrheit der Mitarbeiter genervt und widerwillig ist – oder durch ständige Überlastung erschöpft. Erfolge kommen dann nur noch durch Druck zustande, die Zusammenarbeit ist mühsam und oft konfliktgeladen. Was aber tun, wenn man aktuell selbst chaotisch arbeitet? Das hängt vom Grund dafür ab.

Fachlich überfordert: Weiterbildung besuchen

Es kann vorkommen, dass einen die Aufgaben selbst überfordern, weil man unzureichend eingewiesen wurde oder bisher zu wenig mit ihnen vertraut ist. Das schließt bestimmte Arbeitsmethoden (z. B. Datenrecherche, Schreiben unter KI-Einsatz) und die Benutzung der notwendigen Arbeitsmittel (z. B. CMS, Datenbanken) ein. Teilweise lässt sich das durch Nachfragen und eigenes Ausprobieren verbessern, man versteht vieles dadurch und wird routinierter. Doch gravierende Wissenslücken, wenn man beispielsweise gewisse Konzepte gar nicht kennt, lassen sich damit nicht schließen. Tipp: Besteht das Problem nach drei bis sechs Monaten fort, eine passende Weiterbildung besuchen – notfalls selbst gebucht.

Mengenmäßig überlastet: Aufgaben ablehnen

Anders ist es, wenn man seine Aufgaben beherrscht, es aber ständig zu viele sind (z. B. erwartete Artikel pro Tag). Wer versucht, mengenmäßig unrealistische Ziele trotzdem zu erreichen, muss Abstriche bei Qualität und Arbeitsorganisation (z. B. Dokumentation der Recherchen und Kontakte, Pflege des eigenen Archivs) machen. Langfristig braucht es hier das Gespräch mit dem Vorgesetzten, um realistische Ziele auszuhandeln, zudem den Mut, Aufgaben abzulehnen, weil man bereits ausgelastet ist. Tipp: Den durchschnittlichen Zeitaufwand pro Aufgabe abschätzen und mit der Zahl der Aufgaben multiplizieren. Das zeigt objektiv, ob das in einem Acht-Stunden-Tag (minus Pausen) überhaupt machbar wäre.

Unzureichende Selbstorganisation: Täglich einplanen

Ein anderer häufiger Faktor ist eine unzureichende Selbstorganisation. Sie führt regelmäßig dazu, dass man etwas vergisst und eilig improvisieren muss, wieder etwas nicht findet, nachschauen oder suchen muss. Meist liegt das daran, dass man sinnvolle organisatorische Methoden (z. B. für Zeitplanung und Ordnung im Postfach) und passende Werkzeuge (z. B. für Kontaktverwaltung und Projektmanagement) nicht kennt oder nutzt. In der Vergangenheit brauchte man das vielleicht auch nicht, heute sind die Aufgaben aber vielfach zu zahlreich und komplex geworden. Tipp: Jeden Tag eine Stunde einplanen, um den Kalender zu aktualisieren, das E-Mail-Postfach, den Desktop und die Ablage wieder aufzuräumen.

Fehlende Prioritäten: Entscheidung einfordern

Häufig kommt es vor, dass Aufgaben gleichzeitig zu erledigen wären oder – in komplexen Organisationen – mehrere Vorgesetzte (z. B. Ressortleiter und Stellvertreter) parallel etwas bei einem beauftragen und sich eventuell zudem widersprechen. Manches können Mitarbeiter selbst ausbalancieren, aber grundsätzlich braucht es in diesen Fällen eine übergeordnete Entscheidung über die Prioritäten: eine Rangfolge der Wichtigkeit, die einschließt, dass manches später oder gar nicht erledigt wird. Tipp: Wenn sich direkte Vorgesetzte weigern, diesen Teil ihrer Arbeit zu erledigen („Bei uns hat alles Priorität 1“), nicht aufregen – sondern erklären, dass man dann wohl selbst entscheiden müsse.

Nebenaufgaben vergessen: Großzügiger planen

Neben der Erledigung der Hauptaufgaben (z. B. Beiträge recherchieren und erstellen) fallen viele weitere Aufgaben an. Dazu gehören unter anderem: Ideen und Themen vorab prüfen, Angebote erstellen, Absprachen (E-Mails, Telefon, Konferenzen), Arbeitsplanung und -organisation, Qualitätsprüfung und Korrekturen, Dokumentation und – bei Selbstständigen – die Abrechnung. All das addiert sich leicht zu 40 Prozent der Arbeitszeit. Wer das nicht einplant, kommt nie zurecht und setzt sich ständig selbst unter Stress. Tipp: Für jede Aufgabe einmal sämtliche Einzelschritte notieren und den durchschnittlichen Zeitbedarf abschätzen. Das schafft eine gute Basis für die zukünftige Planung beziehungsweise Kalkulation.

Ständige Ablenkung: Regeln einführen

Nicht zuletzt sorgen ständige Ablenkungen für chaotisches Arbeiten, da man immer wieder aus dem herausgerissen wird, was man gerade erledigen wollte, und man sich danach erst wieder neu einfinden muss. Dazu gehören insbesondere Benachrichtigungen aller Art (z. B. zu E-Mails und Chatnachrichten), die man möglichst alle deaktivieren sollte, und ungeplante Anfragen und Arbeitsaufträge („Kannst du nicht schnell mal …?“). Hier braucht es Regeln, wann man ansprechbar ist – und auf welchen Wegen. Tipp: Ein Gespür dafür entwickeln, wann die eigene Hilfsbereitschaft ausgenutzt wird („Wir sind doch alle ein Team“). Wer ständig anderen zur Verfügung steht, schafft die eigenen Aufgaben nicht mehr.

Zur vergangenen Kolumne: Erfolg durch besser Gespräche

Zum Autor: Attila Albert (geb. 1972) begleitet Medienprofis bei beruflichen Veränderungen. Er hat mehr als 25 Jahre journalistisch gearbeitet, u.a. bei der Freien Presse, bei Axel Springer und Ringier. Begleitend studierte er BWL, Webentwicklung und absolvierte eine Coaching-Ausbildung in den USA.

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