Digital aufgeräumt: So behalten Medienprofis den Überblick

Berlin – Es ist für Medienprofis seit Jahrzehnten eine Selbstverständlichkeit, mit digitalen Plattformen und Werkzeugen zu arbeiten. Doch die ständig steigende Zahl – nun sind auch noch die KI-Anwendungen dazugekommen – sorgt bei vielen dafür, dass sie langsam den Überblick verlieren: eine Flut von Nachrichten und Benachrichtigungen auf allen Kanälen, Dateien und Informationen überall verstreut, nie genug Zeit, um einmal alles aufzuräumen und auch technisch zu aktualisieren. Doch das gehört dazu, wenn man organisiert und effizient arbeiten will, nicht ständig suchen und etwas vergessen will. Dazu einige Anregungen.

Sicheres, geordnetes Arbeiten: Zeit zum Aufräumen einplanen

Im beruflichen und privaten Alltag scheint nie genug Zeit, um sich um den Zustand seiner Werkzeuge zu kümmern. „Später mal...“, heißt meistens, dass man es monate- oder jahrelang verschiebt und auch die eingehenden Updates wegklickt. Das rächt sich (z. B. durch Sicherheitslücken) und verkompliziert und verlangsamt das Arbeiten. Beispiel: Sie müssten Ihre Handy-Software aktualisieren, aber der verbliebene Speicherplatz ist zu klein. Die unzähligen Fotos vom Gerät können Sie nicht in den Cloud-Speicher verschieben, weil er voll ist. Lassen Sie es nicht so weit kommen. Reservieren Sie sich im Kalender eine feste Stunde pro Woche (z. B. immer Freitagnachmittag), um digital aufzuräumen.

Leerer Desktop: Dateien einsortieren oder löschen

Ein Desktop voller Ordner und Dateien (Textdokumente, PDFs, Präsentationen, Fotos u.a.) ist unübersichtlich und verhindert effektives Arbeiten. Bei jedem Blick darauf muss man sich erst orientieren und das Gewünschte suchen. Umgekehrt ist nie sofort klar, wo bestimmte Dateien liegen. Wählen Sie einen schlichten oder einfarbigen Hintergrund und belassen Sie nur zwingende Ordner und App-Verlinkungen auf dem Desktop. Verschieben Sie Dateien in Ablagen auf dem Server oder in der Cloud. Dort sind sie sicherer vor Verlust, Sie wissen immer, wo Sie sie finden und haben von allen Geräten aus Zugriff auf sie. Löschen Sie, was nicht mehr benötigt wird oder mehrfach vorhanden ist.

Für den Start Ihres digitalen Aufräumens könnten Sie hier einen neuen Ordner („Sortieren“) anlegen und zuerst sämtliche Dateien auf dem Desktop hineinschieben. So ist dieser direkt leer, und Sie könnten sich vornehmen, ab sofort nichts mehr dort abzulegen bzw. Dateien am Ende jedes Arbeitstages einzusortieren oder zu löschen. Den Ordner „Sortieren“ sollten Sie im Verlauf der drei bis vier Wochen durchgehen und bereinigen, bis er leer ist. Als Ergebnis finden Sie alles Wichtige mit wenigen Klicks, haben z. B. für eine spontane Bewerbung Ihr Standard-Anschreiben, Ihren Lebenslauf mit Foto sowie Ihre Unterlagen und Arbeitsproben als PDFs in einem Google-Ordner, faktisch schon versandbereit.

Übersichtlicher Browser: Lesezeichen überprüfen und ordnen

Der Internetbrowser bietet mit Lesezeichen – gespeicherten Links zu Webseiten – einen bequemen Weg, schnell auf häufig genutzte Webseiten zuzugreifen oder sie sich für später vorzumerken. Werden es jedoch zu viele, sieht man sie nicht mehr übersichtlich in der Lesezeichenleiste vor sich und muss doch wieder die URL eintippen. Legen Sie besser thematische Ordner in der Lesezeichenleiste an (per Rechtsklick darauf). Dann können Sie Lesezeichen geordnet einsortieren und haben sie übersichtlich vor sich. Gelegentlich lohnt der Blick in den Lesezeichenmanager (über das Einstellungsmenü des Browsers), um gespeicherte Lesezeichen zu sortieren und überflüssige zu löschen.

Ausreichende Cloud-Speicher: Löschen, was überflüssig ist

Längst ist es üblich, Dateien in Cloud-Anwendungen zu erstellen (z. B. Textdokumente in Microsoft 365 oder Google Workspace) oder zumindest dort aufzubewahren (z. B. Fotos und Videos in iCloud‑Fotos, Google Photos oder Dropbox). Das hat viele Vorteile und ist deshalb empfehlenswert. Allerdings wird der kostenlose Speicherplatz im Laufe der Jahre knapp und erfordert dann eine kostenpflichtige Erweiterung. Gehen Sie daher die Cloud-Anwendungen, die Sie nutzen, regelmäßig durch: Löschen Sie Überflüssiges (z. B. misslungene oder mehrfach vorhandene Fotos, Duplikate aller Art). Leeren Sie danach auch den Papierkorb der Anwendung. So vergrößern Sie Ihren verfügbaren Speicherplatz wieder.

Geräte-Ordner: Regelmäßig überprüfen und leeren

Auf den meisten Geräten (PC, Laptop, Handy) sammeln sich zudem unbemerkt Dateien in wenig genutzten Ordnern an. Dazu gehören beispielsweise Download- und Foto-Ordner, in denen Bildschirmfotos u.ä. automatisch abgelegt werden. Einige dieser Dateien will man eventuell langfristig und sicher aufbewahren, sie gehören dann in die Cloud. Andere können direkt gelöscht werden. Das schafft ebenso wieder mehr Übersicht und freien Speicherplatz. Gehen Sie daher auch Ihre Geräte-Ordner gelegentlich durch und bereinigen Sie sie. Eine hilfreiche Option: Die Geräte-Einstellung so ändern, dass Downloads immer auf dem Desktop landen. Dann sehen Sie direkt, was sich wieder ansammelt, und können handeln.

Vereinfachung: So wenige Plattformen wie möglich

Im Laufe der Jahre sind die unterschiedlichsten digitalen Plattformen und Werkzeuge aufgekommen. Manche haben sich durchgesetzt, andere haben wieder an Bedeutung verloren. Beispiel: Anfangs haben Sie berufliche Videokonferenzen eventuell mit Skype abgehalten, dann mit Zoom, nun ist Microsoft Teams verbindlich. Gehen Sie Ihre Geräte (Ordner: Programme) und Browser-Erweiterungen durch, löschen Sie nicht mehr genutzte Programme bzw. Anwendungen (Apps) und dazugehörige Benutzerkonten. Ihre Daten können Sie vorher exportieren und ablegen. Das schafft freien Speicherplatz und reduziert den Bedarf an Updates und vermeidet unnötige Benachrichtigungen.

Bei dieser Gelegenheit könnten Sie Ihre generelle Arbeitsprozesse überdenken und eventuell vereinfachen. Beispiel: Möglicherweise nutzen Sie für spontane Notizen (z. B. während eines Telefonats oder einer Konferenz) bisher mal Zettel, mal ein Textdokument auf dem Laptop, mal den Kalender, mal Apps für Listen oder Notizen. Entscheiden Sie sich hier für ein bis zwei digitale Plattformen bzw. Werkzeuge, um alles an einer Stelle zu haben und schnell zusammenfassen und aktualisieren zu können. Auf Zettel sollten Sie ganz verzichten.

Weniger Nachrichten: Kommunikationswege reduzieren

Inzwischen hat jeder mehr als ein Dutzend Wege, über die er mit anderen kommunizieren kann: Per Post, Telefon und SMS, über verschiedene E-Mail-Konten und Chats (z. B. Teams, Slack, WhatsApp). Zudem hat jede digitale Plattform eigene Nachrichtenfunktionen. Reduzieren Sie hier, so weit es geht: Legen Sie für die berufliche und private Kommunikation je zwei bis drei Kanäle fest, über die Sie Nachrichten akzeptieren. Schließen Sie alles andere bzw. hinterlassen Sie einen Hinweis, dass Nachrichten hier nicht gelesen werden. Das senkt Ihren Betreuungsaufwand, erhöht die Übersicht und erleichtert das Nachvollziehen und die Dokumentation (z. B. von Aufträgen und Anweisungen).

Zwar bietet die integrierte KI heute vielfach das Zusammenfassen einer Nachricht sowie Antwortvorschläge an. Aber besser ist es immer noch, Sie erhalten generell weniger Nachrichten. Kollaboratives Arbeiten ist dafür weiterhin der beste Weg. Arbeiten Sie mit anderen an einem geteilten Cloud-Dokument, anstatt sich gegenseitig Varianten per E-Mail-Anhang zu senden. Teilen Sie ebenso nur Links zu einer Präsentation in der Cloud, anstatt sie anzuhängen. Organisieren Sie Aufgaben in einem Projektmanagement-Tool (z. B. Asana, Monday, Awork), was sich für langfristige, komplexere Aufgaben besser eignet als Trello, Slack, Teams oder ähnliche Anwendungen. Je weniger E-Mails, desto besser.

Effizienter E-Mails bearbeiten: Mit Farbcode vorsortieren

Erstaunlich wenige nutzen zudem bisher die Funktionen zur Selbstorganisation, die alle E-Mail-Dienste anbieten. Hilfreich ist es etwa, E-Mails mit einer „Kategorie“ (Outlook) bzw. einem „Label“ (Gmail) zu versehen, um sie thematisch zu ordnen. So sehen Sie auf einen Blick, auch farblich unterscheidbar, was zusammengehört, und können das gebündelt bearbeiten, was immer effizienter ist. Wer Filter anlegt, kann automatisch zuordnen lassen (z. B. nach Absender oder Betreff). Den Grad der Dringlichkeit können Sie für sich mit „Flaggen (Outlook) bzw. „Markierungen“ (Gmail) auf einen Blick sichtbar machen. Dann konzentrieren Sie sich nicht mehr auf die letzten, sondern auf die wichtigsten E-Mails.

Generell hilft es, wenn Sie Ihre Nutzung der verschiedenen Arbeitsmittel vereinheitlichen. Beispiel: Den selben Farbcode für E-Mails wie für Kalendereinträge nutzen, damit Sie auf einen Blick sehen, worum es sich handelt (z. B. welches Thema, welche Kontakte). Die Arbeitspsychologie ist da ganz eindeutig: Je weniger Sie sich immer wieder erst orientieren, suchen und überlegen müssen, desto schneller ist erledigt, was getan werden muss. Nehmen Sie sich also die Zeit, um digital bei sich aufzuräumen.

Zur vergangenen Kolumne: Umbruch in der Medienbranche

Zum Autor: Attila Albert (geb. 1972) begleitet Medienprofis bei beruflichen Veränderungen. Er hat mehr als 25 Jahre journalistisch gearbeitet, u.a. bei der Freien Presse, bei Axel Springer und Ringier. Begleitend studierte er BWL, Webentwicklung und absolvierte eine Coaching-Ausbildung in den USA.

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